Hur man förbereder sig för en administrativ assistentintervju

Innehållsförteckning:

Hur man förbereder sig för en administrativ assistentintervju
Hur man förbereder sig för en administrativ assistentintervju

Video: Hur man förbereder sig för en administrativ assistentintervju

Video: Hur man förbereder sig för en administrativ assistentintervju
Video: Caroline klär av sig kläderna och visar sig naken | Naked Attraction Sverige | discovery+ Sverige 2024, Mars
Anonim

Om du intervjuar för att vara administrativ assistent finns det vissa förberedelsemetoder du kan följa för att sätta din bästa fot framåt i ditt samtal med HR och säkerställa de bästa chanserna att få jobbet. Det finns inget "rätt" sätt att förbereda sig för en intervju; det finns strategier du kan använda för att förbättra dina "intervjuade färdigheter". Följ dessa steg för att förbereda dig för en administrativ assistentintervju.

steg

Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 1
Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 1

Steg 1. Lär dig mer om de allmänna funktionerna för en administrativ assistent

Du kommer att schemalägga och spela in möten, ta hand om fysiska och virtuella arkivsystem, organisera poster, hantera databaser för att sammanställa nummer och producera rapporter, köra ett telefonsystem med flera rader och förbereda dokument som brev, e-postmeddelanden och kontormemon.

Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 2
Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 2

Steg 2. Undersök företaget

När du förbereder dig för intervjuer av något slag bör du veta så mycket om företaget som möjligt innan du gör intervjun. Detta visar intervjuaren att du är motiverad och intresserad av företaget - inte bara desperat efter ett jobb.

Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 3
Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 3

Steg 3. Bekanta dig med vakansen

Varje arbetsgivare letar efter en annan blandning av kompetens, kvalifikationer och roller hos en anställd. En viktig del av förberedelserna för intervjuer är att studera detaljerna i det jobbmöjlighet du söker. Till exempel kan en arbetsgivare värdera punktlighet och regelbundenhet framför alla andra egenskaper, medan en annan kanske föredrar kreativitet, öppet sinne och flexibilitet.

Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 4
Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 4

Steg 4. Förbered beskrivningar av din erfarenhet, kvalifikationer, styrkor och svagheter

Med det specifika jobbet i åtanke, utveckla korta, kortfattade förklaringar till dessa nyckelpunkter i intervjun.

Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 5
Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 5

Steg 5. Studera ditt CV

Du måste kunna svara på frågor och utöka informationen på ditt CV. Dessutom måste ditt CV vara aktuellt och måste återspegla kvalifikationerna hos en administrativ assistent.

Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 6
Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 6

Steg 6. Öva dina datainmatningskunskaper

Det är vanligt att arbetsgivare administrerar datainmatningstester på administrativa assistentkandidater under intervjun. Det betyder att du redan bör träna på att skriva (bokstäver och numeriskt tangentbord), med tanke på tid och noggrannhet.

Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 7
Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 7

Steg 7. Formulera svar på vanliga administrativa assistentintervjufrågor

Gör dig redo att visa din kunskap inom följande områden:

  • Du bör kunna förklara hur du organiserar och genomför ett dagligt schema, inklusive vilka verktyg du använder, hur du ställer in dina påminnelser och hur du hanterar schemakonflikter.
  • Kundtjänst är ofta en viktig del av ett administrativt assistents jobb, eftersom du kan behöva hantera telefonsamtal, fungera som mellanhand mellan din chef och andra arbetskontakter och hälsa på kunder.
  • Som administrativ assistent kan du bli ombedd att hantera konfidentiell information. Var redo att under en intervju förklara hur du hanterar känslig information och vilka åtgärder du vidtar för att hålla den säker.
  • Att göra flera saker samtidigt är en viktig del av att vara administrativ assistent, så förbered exempel på hur du hanterar en mängd ansvar samtidigt. Fokusera på tidshantering, organisation och delegering av uppgifter (om tillämpligt).
  • Du kommer att behöva använda en mängd olika programvara och kontorsutrustning som administrativ assistent. Som en del av din intervjuförberedelse, skapa en komplett lista över dina kunskaper inom dessa områden.
Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 8
Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 8

Steg 8. Repetera dina svar

Du behöver inte memorera svaren ord för ord, men du bör vara bekväm med dina svar innan du går på en administrativ assistentintervju.

Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 9
Förbered dig för en administrativ assistentintervju Steg 9

Steg 9. Skaffa en lämplig outfit

Nästan alla typer av företag, i varje typ av miljö, kräver tjänster av en administrativ assistent; därför är det viktigt att du klär dig på ett sätt som är lämpligt för det företag du intervjuar för. Ring receptionisten och be om klädkoden. Välj en klädsel som är mer formell än angiven. Till exempel, om klädkoden är business casual, skulle ett högre betyg än de typiska skjortan och khakierna lägga till en kavaj i utseendet.

Tips

  • När du känner dig trygg med din förberedelse, be en vän att fungera som intervjuaren för att simulera intervjun och testa din förberedelse. Om du inte kan få hjälp av någon, träna framför en spegel.
  • Gör det till en punkt att börja förbereda för intervjuer i god tid före de schemalagda dagarna så att du är redo att ge ditt bästa när den tid kommer.
  • Skicka ett tackbrev till varje intervjuare inom 48 timmar efter intervjun. Använd detta som ett tillfälle att uttrycka ditt intresse för tjänsten, samt påminna intervjuaren om några av dina bästa kvalifikationer. Du kan göra detta genom att skriva något som”Tack för att du tog dig tid att intervjua mig. Jag är verkligen intresserad av den här möjligheten och jag är säker på att mina organisatoriska färdigheter och min erfarenhet av kontorsledning skulle göra mig till ett bra komplement till ditt team.”

Rekommenderad: